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职业技术师范学院(继续教育学院、自考办)会议室管理办法

作者: 时间:2019年10月21日 16:41 点击数:

第一章总 则

第一条为规范学院会议室管理,提高会议室使用效益和服务水平,提升会议的质量和效率,根据学校有关规定,结合我院实际,制定本办法。

第二条本办法适用于学院所管理的大会议室(博学楼F121)和小会议室(博学楼F125)。

第三条会议室借用遵循“先申请后使用、谁使用谁负责”的原则,借用单位在举办各类会议、学术报告、培训学习、文化活动时必须坚持健康有益、积极向上的原则,严格执行国家有关政策法规和学校相关规定,严禁进行违法违纪活动。

 

第二章借用程序及使用要求

第四条借用程序

借用单位应提前至少两天与学院党政办公室进行电话或者口头预约(预约电话:023-65023907)。各借用单位使用会议室当日须提前到学院办公室进行书面登记,写明使用原因、时间、期限、规模、参会人员等情况,领用会议室钥匙,并由办公室进行统筹安排。

第五条 使用要求

(一)会务工作由借用单位负责。

(二)会议或活动开始前借用单位应提前检查室内设施完好情况。

(三)使用过程需节约用电,做到人走断电,并爱护室内公用设施,小心使用,不得乱刻、乱写,不得将室内物品移作他用,若设施受损,须照价赔偿。

(四)借用单位要注意保持会议室内的卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

(五)会议结束后,借用单位应及时将会议用横幅及物品撤下带走,并及时交回会议室钥匙。

(六)会议室使用冲突时以保障学院活动为前提。

(七)对于不按规定使用会议室的单位或者个人,学院有权提出批评,对情节严重者取消使用或禁止其再次借用会议室。

 

第三章日常管理与维护

第六条会议室的日常管理与维护由学院办公室负责,实行专人专管。

第七条会议室所属物品须进行财产登记,定期核对,不得遗失;室内物品原则上不外借,如有特殊情况,须经办公室负责人批准方可。

第八条借用期间,借用单位在无会议及活动安排的时间段,须将会议室桌椅摆放整齐,布置规范,工作人员随时检查会议室内的桌椅、沙发和设备,发现问题及时维修。

第九条工作人员要做好会议室安全防火工作,发现隐患和问题要及时报告并进行整改。

 

第四章附 则

第十条本办法适用于院外单位借用学院会议室所进行各类会议、学术报告、培训学习、文化交流等活动。

第十一条本办法的相关解释由学院党政综合办公室负责。

第十二条本办法自批准之日起实行。

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